Dalyvavimas kuriant ir tobulinant ES struktūrinės paramos valdymo ir kontrolės sistemą
- Teikiame pastabas ir pasiūlymus dėl ES struktūrinės paramos valdymo ir kontrolės sistemos tobulinimo;
- Aktyviai dalyvaujame darbo grupių, skirtų ES struktūrinės paramos administravimo klausimams spręsti, veikloje;
- Teikiame pastabas teisės aktų projektams, reglamentuojantiems ES struktūrinės paramos administravimą Lietuvoje.
Sutarčių sudarymas ir jų įgyvendinimo priežiūra
Rengiame, deriname ir sudarome su pareiškėjais, kurių projektus nuspręsta finansuoti, projektų finansavimo ir administravimo sutartis.
Sutartį sudaro bendrosios ir specialiosios sąlygos bei nustatytos formos priedai (projekto aprašymas, biudžetas, finansinio identifikavimo formos, kitų bendru šalių sutarimu nustatyti priedai). Bendrosios sąlygos yra vienodos visoms sutartims (galima rasti www.esparama.lt) , specialiosios sąlygos – kiekvienai sutarčiai pritaikomos individualiai. Gavę pranešimą apie sprendimą dėl projekto finansavimo, 30 dienų parengiame Sutarties projektą. Ministerija ir (ar) kita valstybės institucija gali įgalioti mus sudaryti su pareiškėjais dvišales sutartis. Vykdydami pasirašytų Sutarčių įgyvendinimo priežiūrą vertiname veiklų pažangą, rizikas, rodiklių pasiekimą bei nagrinėjame Sutarčių keitimo pagrįstumą.
Projekto finansavimo ir administravimo sutartis gali būti keičiama trimis būdais:
- projekto vykdytojui raštu informavus mus apie pakeitimus;
- sutarties šalims pasirašant susitarimą dėl sutarties pakeitimo;
- ministerijai ir (ar) kitai valstybės institucijai vienašališkai priėmus sprendimą.
Gavę projekto vykdytojo prašymą pakeisti sutartį, ne vėliau kaip per 15 darbo dienų jam pateikiame savo pastabas arba ministerijai ir (ar) kitai valstybės institucijai - išvadą dėl galimo sutarties keitimo bei papildomo susitarimo projektą.
Galime inicijuoti projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimą, pateikdami pasiūlymą sutartį pasirašiusioms šalims.
Gavę ministerijos ir (ar) kitos valstybės institucijos sprendimą dėl sutarties pakeitimo, nedelsdami apie tai informuojame projekto vykdytoją. Projekto vykdytojui išsiunčiamas sutarties pakeitimas ir nurodomas terminas, per kurį jis turėtų būti pasirašytas. Jeigu projekto vykdytojas per nustatytą terminą sutarties nepasirašo, laikoma, kad jis su pasiūlytu keitimu nesutinka.
Jeigu projekto vykdytojo prašymas pakeisti sutartį atmetamas, rašte išdėstomi atmetimo motyvai. Ministerijai ir (ar) kitos valstybės institucijai priėmus sprendimą sumažinti, sustabdyti arba nutraukti projekto finansavimą, siunčiame projekto vykdytojui sprendimą pakeisti sutartį. Projekto vykdytojui nesutikus su sutarties pakeitimu arba nevykdant sutarties sąlygų, sutartis laikoma nutraukta.
Projekto finansavimas laikomas baigtu, kai patvirtiname galutinę projekto įgyvendinimo ataskaitą arba apmokamas galutinis mokėjimo prašymas, atsižvelgiant į tai, kuris veiksmas atliekamas vėliau.
Pirkimų priežiūra
Projekto įgyvendinimo metu mūsų agentūros projektų vadovai prižiūri projektų vykdytojų organizuojamus viešuosius pirkimus.
Kai projekto vykdytojas - perkančioji organizacija
Projektų pirkimų planavimas:
- Konsultuojame projektų vykdytojus, kaip pildyti projektų pirkimų planus.
- Per 10 darbo dienų nuo projektų pirkimų planų (ar jų pakeitimų) gavimo dienos juos įvertiname ir projektų vykdytojus informuojame apie vertinimo rezultatus.
Išankstinis pirkimo dokumentų įvertinimas:
- Informuojame projektų vykdytojus, kurie projektų pirkimų dokumentai agentūrai turi būti pateikti įvertinimui iki pirkimo procedurų pradžios.
- Per 15 darbo dienų nuo projekto vykdytojo pateiktų pirkimo dokumentų gavimo juos įvertiname ir, esant poreikiui, pateikiame rekomendacijas, kaip juos reikėtų taisyti.
- Pirkimų klausimais projektų vykdytojams organizuojame mokymus.
Įvykdytų pirkimų vertinimas:
Įvykdytų pirkimų tinkamumo vertinimą atliekame tikrindami mokėjimo prašymuose deklaruotų išlaidų tinkamumą finansuoti:
- Vertiname įvykusių pirkimų dokumentus išlaidų tinkamumo finansuoti atžvilgiu.
- Per 30 dienų nuo gavimo ir užregistravimo agentūroje dienos patikriname mokėjimo prašymą bei jį pagrindžiančius pirkimų dokumentus.
Neperkančiųjų organizacijų vykdomų pirkimų priežiūra
Neperkančiųjų organizacijų vykdomų pirkimų priežiūrą CPVA atlieka vadovaudamasi Lietuvos Respublikos finansų ministro 2008 m. birželio 11 d. įsakymu Nr. 1K-212 patvirtintu Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, pirkimų vykdymo ir priežiūros tvarkos aprašu (rasite www.esparama.lt skyriuje „Projektų vykdytojams“).
Patikrų vietoje vykdymas
Projekto įgyvendinimo metu mūsų agentūros projektų vadovai prižiūri projektų vykdytojų organizuojamus viešuosius pirkimus.
Kai projekto vykdytojas - perkančioji organizacija
Projektų pirkimų planavimas:
- Konsultuojame projektų vykdytojus, kaip pildyti projektų pirkimų planus.
- Per 10 darbo dienų nuo projektų pirkimų planų (ar jų pakeitimų) gavimo dienos juos įvertiname ir projektų vykdytojus informuojame apie vertinimo rezultatus.
Išankstinis pirkimo dokumentų įvertinimas:
- Informuojame projektų vykdytojus, kurie projektų pirkimų dokumentai agentūrai turi būti pateikti įvertinimui iki pirkimo procedurų pradžios.
- Per 15 darbo dienų nuo projekto vykdytojo pateiktų pirkimo dokumentų gavimo juos įvertiname ir, esant poreikiui, pateikiame rekomendacijas, kaip juos reikėtų taisyti.
- Pirkimų klausimais projektų vykdytojams organizuojame mokymus.
- Vertiname įvykusių pirkimų dokumentus išlaidų tinkamumo finansuoti atžvilgiu.
- Per 30 dienų nuo gavimo ir užregistravimo agentūroje dienos patikriname mokėjimo prašymą bei jį pagrindžiančius pirkimų dokumentus.
Įvykdytų pirkimų vertinimas:
Įvykdytų pirkimų tinkamumo vertinimą atliekame tikrindami mokėjimo prašymuose deklaruotų išlaidų tinkamumą finansuoti:
Neperkančiųjų organizacijų vykdomų pirkimų priežiūra
Neperkančiųjų organizacijų vykdomų pirkimų priežiūrą CPVA atlieka vadovaudamasi Lietuvos Respublikos finansų ministro 2008 m. birželio 11 d. įsakymu Nr. 1K-212 patvirtintu Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, pirkimų vykdymo ir priežiūros tvarkos aprašu (rasite www.esparama.lt skyriuje „Projektų vykdytojams“).
Išlaidų tinkamumo vertinimas ir deklaravimas
Projektai finansuojami apmokant projekto vykdytojo pateikiamuose mokėjimo prašymuose deklaruotas tinkamas išlaidas.
Mokėjimo prašymai agentūrai turi būti teikiami ne rečiau kaip kas 3 mėnesius. Projekto išlaidos gali būti apmokamos išlaidų kompensavimo ir (ar) sąskaitų apmokėjimo būdu. Per 30 kalendorinių dienų agentūra patikrina mokėjimo prašymus, išlaidas pagrindžiančius ir jų apmokėjimą įrodančius dokumentus bei įvertina, ar deklaruotos išlaidos tinkamos finansuoti. Jei trūksta informacijos ar dokumentų pripažinti išlaidas tinkamomis finansuoti, per mūsų nustatytą terminą projekto vykdytojo prašome juos pateikti. Šis terminas neturi būti trumpesnis kaip 3 darbo dienos ir ne ilgesnis kaip 10 darbo dienų.
Patvirtinę mokėjimo prašymą apie tai raštu arba per ES lėšomis bendrai finansuojamų projektų duomenų mainų svetainę (DMS) informuojame projekto vykdytoją, nurodydami:
- tinkamomis finansuoti išlaidomis pripažintą mokėjimo prašyme nurodytų išlaidų sumą;
- tinkamomis finansuoti išlaidomis nepripažintą mokėjimo prašyme nurodytų išlaidų sumą ir šio sprendimo priežastis;
- informaciją apie tai, kad ištaisius nurodytus trūkumus, tinkamomis finansuoti išlaidomis nepripažintą sumą galima įtraukti į kitą mokėjimo prašymą.
Patvirtinę išlaidų tinkamumą finansuoti turime parengti ir pateikti paraišką asignavimų valdytojui, pagal kurią bus apmokamos mokėjimo prašyme deklaruojamos išlaidos. Per 3 darbo dienas nuo paraiškos asignavimų valdytojui užregistravimo dienos ministerija ir (ar) kita valstybės institucija Finansų ministerijos Valstybės iždo departamentui turi parengti ir pateikti mokėjimo paraišką. Projekto finansavimo lėšas projekto vykdytojui perveda Finansų ministerijos Valstybės iždo departamentas.
Ex-post kontrolė
Įgyvendinus projektą dar 5 metus prižiūrime su juo susijusią projekto vykdytojo veiklą.
Šios priežiūros metu prašome, kad projektų vykdytojai pateiktų nustatytos formos deklaracijas arba vykstame į patikras vietose. Tikrindami deklaracijas ar vykdami į patikras siekiame įsitikinti, ar nepasikeitė projekto vykdytojo teisinė forma, teisinis statusas, ar nepasikeitė veiklų, kurioms buvo suteikta parama, pobūdis, ar projekto lėšomis įsigytas turtas naudojamas tikslingai ir pan. Esant poreikiui, registruojame įtarimą dėl pažeidimo ir atliekame tyrimą dėl projekto vykdytojo įsipareigojimų nesilaikymo 5 metus po projekto įgyvendinimo.
Lėšų planavimas ir atsiskaitymas
Iki kiekvieno mėnesio 20 d. mokėjimus atliekančiajai institucijai, vadovaujančiajai institucijai, ministerijoms ir (ar) kitoms valstybės institucijoms teikiame ataskaitą apie ES fondų ir Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšas, per 3 ateinančius mėnesius projektų vykdytojams planuojamas išmokėti pagal kiekvieną veiksmų programą.
Kasmet iki sausio 20 d., gegužės 20 d. ir rugsėjo 20 d. ar kitais tvirtinančiosios institucijos nurodytais terminais jai teikiame projektų finansinės būklės ataskaitas pagal kiekvieną veiksmų programą.
Pažeidimų valdymas
Projekto įgyvendinimo metu ar 5 metus po jo tiriame ir nustatome projekto įgyvendinimo pažeidimus.
Tyrimą, kurio metu nustatome pažeidimą arba pripažįstame, kad jo nėra, atliekame per 20 darbo dienų nuo įtarimo ir (ar) informacijos apie pažeidimą gavimo. Tam tikrais atvejais, pažeidimo tyrimo terminas gali būti pratęstas, bet ne ilgiau kaip iki 60 darbo dienų.
Jeigu atlikę tyrimą, nustatome pažeidimą, kurį galima ištaisyti, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas raštu apie tai informuojame projekto vykdytoją ir nustatome terminą, per kurį nustatyti pažeidimai turi būti ištaisyti.
Jeigu atlikę pažeidimo tyrimą, nustatome pažeidimą, kurio ištaisyti neįmanoma, teikiame pasiūlymus ministerijai ir (ar) kitai valstybės institucijai dėl sankcijos taikymo:
- projekto finansavimo ir administravimo sutarties nutraukimo;
- sumokėtų lėšų grąžinimo;
- projekto finansavimo sumažinimo ir (ar) sumokėtų lėšų dalies grąžinimo;
- sumokėtos lėšų dalies iš projekto vykdytojo pateikiamų mokėjimo prašymų išskaičiavimo ir kt.
Sprendimą dėl sankcijos taikymo priima atsakinga ministerija.
Informavimas ir viešinimas
Mes nuolat informuojame apie ES struktūrinės paramos lėšomis finansuojamų projektų rengimo ir įgyvendinimo sąlygas, projektų įgyvendinimo eigą ir rezultatus.
- Galimus pareiškėjus, pareiškėjus ir projektų vykdytojus - apie finansavimo galimybes, paraiškų teikimo, projektų rengimo ir finansavimo sąlygas, projektų atrankos kriterijus, paraiškų vertinimo procedūras, projekto administravimo ir įgyvendinimo eigą. Organizuojame mokymus, renginius, konsultuojame projektų viešinimo klausimais, rengiame metodinę medžiagą, pildome svetainę www.esparama.lt, kt.
- Visuomenę, žiniasklaidą, ekonominius ir socialinius partnerius informuojame apie ES struktūrinės paramos naudą ir įgyvendinimo rezultatus – organizuojame renginius, rengiame priemones žiniasklaidai, vykdome kitas viešinimo veiklas.
Taip pat prisidedame prie centralizuotos, paramą administruojančių institucijų vykdomo ES struktūrinės paramos viešinimo veiklos. CPVA darbuotojai dalyvauja tiek planuojant ES struktūrinės paramos viešinimo priemones, tiek jas rengiant.